ACELERAÇÃO

O termo acelerar é muito utilizado no setor privado, mais precisamente no segmento de empreendedorismo e startups. Acelerar uma iniciativa consiste na participação da equipe envolvida em um programa de curta duração onde são aplicadas metodologias de gestão e desenvolvimento, testadas e validadas, utilizadas por empreendedores e inovadores do mundo todo. Este programa é composto por mentorias e workshops que buscam o aprimoramento dos projetos e por momentos de network (encontros e conexões) com investidores e mentores, potencializando uma rede de contatos entre interessados em desenvolver uma mesma temática.

A ousadia da Coordenação do Prêmio Inoves, que também é a equipe que compõe o LAB.ges – Laboratório de Inovação na Gestão do Governo do Estado do Espírito Santo, está em oferecer esse processo a iniciativas públicas. Não há registro de aceleração voltada para o setor público no país.

As equipes do poder executivo que venceram o Prêmio Inoves - Ciclo 2018, além de terem suas iniciativas reconhecidas como as mais inovadoras em suas categorias, receberam como premiação um recurso de até R$40mil por iniciativa para ser utilizado dentro desse processo de aceleração, contando, então, com o apoio técnico da equipe do LAB.ges e de seus parceiros. O recurso será disponibilizado via FAPES – Fundação de Amparo à Pesquisa do Espírito Santo com o objetivo de dar maior agilidade nas contratações e aquisições necessárias para cada projeto, concentrando os esforços das equipes em gerar entregas e resultados.

O conceito de aceleração pressupõe levar um projeto de um ponto A (situação atual) a um ponto B (situação desejada). Não necessariamente, o ponto B é o objetivo final do projeto, poi depende do estágio de desenvolvimento em que se encontra a iniciativa.

A aceleração proposta foi estruturada pensando em três estágios de desenvolvimento - análogos à aceleração de startups - adaptados à realidade de projetos públicos e relacionados a cada categoria do prêmio, conforme descrito abaixo:

 

Mais que a disponibilização do recurso financeiro, a aceleração foi planejada para ser uma oportunidade de desenvolvimento de competências dos integrantes das equipes em abordagens, metodologias e ferramentas nascidas nos ambientes de inovação. Dentre as ofertas estão oficinas de Canvas de projeto, Scrum, Kanban, Design Thinking e Pitch. A carga horária mínima das equipes é de 100 horas de capacitação.

Outro grande ponto positivo da aceleração é articulação de atores e recursos não financeiros. O ambiente de colaboração e as conexões promovidas com mentores voluntários, atores do ecossistema de inovação, academia e entes governamentais ampliam os horizontes de soluções e tecnologias e maximizam os recursos pelo compartilhamento, pela troca de informações e pelo aprendizado gerado por experimentação, erros e lições aprendidas, contribuindo sobremaneira para o desenvolvimento pessoal e das ações de cada projeto.

Para além do apoio técnico, a aceleração ainda amplia a visibilidade do projeto em seu próprio Órgão, contribuindo para a robustez da iniciativa. Analisando o processo de tomada de decisão dos gestores pela perspectiva da escassez de recursos e da consequente priorização de ações, é notório que projetos com boa gestão de recursos e mensuração de resultados têm mais chances de receber novos aportes financeiros para sua implementação e escalabilidade.

Por fim, a aceleração é muito mais do que o recurso financeiro do prêmio: ela otimiza recursos, agiliza e mede entregas e resultados do projeto, promove novas conexões e desenvolve competências nas equipes aceleradas, além de estimular valores de colaboração, cocriação, empatia e aprendizado pela experimentação, fundamentais para inovar em qualquer contexto.

 

COMO FUNCIONA A ACELERAÇÃO DO INOVES?

A aceleração das iniciativas tem duração de 12 meses, podendo ser prorrogada por igual período. Tem início com a apresentação do programa aos vencedores do prêmio, uma fase de planejamento, composta por três etapas, e uma fase de execução, com outras quatro etapas. Esse planejamento é essencial, pois o valor do recurso não cobre todas as necessidades das iniciativas. É necessário, portanto, escolher parte ou partes dos projetos a serem aceleradas com a premiação, priorizando as que tenham maior potencial de alavancagem. Após o planejamento, o recurso é disponibilizado e a execução da aceleração tem início.

Cada acelerado percorre 7 etapas fixas e outras etapas extras, de acordo com a necessidade apresentada por cada projeto. 

As etapas da aceleração estão representadas em uma jornada lúdica inspirada em uma viagem espacial. O conceito remete ao convite para uma jornada intergalática exclusiva e inédita, repleta de desafios e que proporciona “um novo ângulo de visão da Terra”. Os elementos espaciais alusivos à exploração de novos planetas, aos encontros e conexões extraterrestres, às estruturas de reabastecimento e à velocidade da missão, fazem uma analogia à experiência de transformação da equipe, que poderá comemorar as novas competências desenvolvidas e resultados alcançados após sua experiência única de aceleração.

As etapas estão detalhadas abaixo.

JORNADA DA ACELERAÇÃO

 

 

Lançamento

É o evento que marca o início da aceleração das iniciativas vencedoras do Ciclo 2018. Neste momento, é feita a contextualização do Prêmio Inoves na estratégia de inovação do governo, que é capitaneada pelo LAB.ges; apresentado, pela coordenação do prêmio, o programa de aceleração com o detalhamento de suas etapas; além das orientações gerais sobre a disponibilização dos recursos pela FAPES. Esta etapa representa também o primeiro momento de integração entre as equipes vencedoras por meio de apresentações de seus projetos e o início das conexões desse grande time unido, por mais de um ano, no processo colaborativo da aceleração.

  

 

 

 

Quando inscritas no Prêmio Inoves, as iniciativas contemplavam um projeto na íntegra, com necessidades de diversas naturezas e valores. Nesta etapa, o desafio de cada equipe é focar a decisão de alocação dos recursos do prêmio nas ações com maior potencial de alavancagem, possibilitando ao projeto sair da situação atual e atingir o objetivo estabelecido, delimitando o objeto de trabalho de cada iniciativa ao total do prêmio e ao período de aceleração, ou seja, doze meses.

Os coordenadores dos projetos são convidados a discutir com suas equipes quais as ações mais indicadas para o processo de aceleração. Essa escolha deve ser pautada, conforme dito acima, em três aspectos:

          -  impacto no projeto como um todo;

          -  limite do recurso;

          -  período que compreende a aceleração.

A Etapa é dividida em três tardes, sendo uma tarde para cada categoria (Ideia, Projeto em Desenvolvimento e Projeto de Resultados). Cada equipe prepara uma apresentação de 15 minutos expondo os passos previstos para o desenvolvimento do projeto evidenciando as ações escolhidas para a aceleração. Após as apresentações, os espectadores - incluindo as equipes de projetos vencedores que aguardam sua vez - podem tirar dúvidas sobre as iniciativas e dar sugestões.

Para contribuir com a escolha, os acelerados contam com o olhar atento de mentores voluntários - profissionais do ecossistema de inovação capixaba especializados em aceleração de startups e empreendimentos inovadores - além da contribuição das equipes do LAB.ges e do Escritório de Projetos da SEGER. Os mentores avaliam o projeto na íntegra e as apresentações, fazendo sugestões e dando direcionamentos para a melhor utilização do recurso considerando os resultados e impactos esperados.

Outros aspectos que podem ser observados durante as apresentações são as dificuldades e oportunidades de melhoria para os projetos e as novas competências requeridas por suas equipes. Essa identificação contribui para a organização das demandas, ajudando a direcionar as ações ofertadas. Portanto, as mentorias e capacitações são pensadas em necessidades comuns e específicas de cada equipe ao longo do processo e a carga horária da aceleração não é fechada.

  

 

 

 

A escolha por ofertar uma Oficina de Canvas (mapa visual pré-formatado) é pautada por dois objetivos: capacitar as equipes na utilização da ferramenta canvas para estruturar seus projetos de modo integral e utilizar um canvas específico para a elaboração do projeto de aceleração. A oficina tem 8 horas de duração.

É uma premissa da aceleração o uso de ferramentas que possibilitem a elaboração e o acompanhamento visual dos projetos. O canvas atinge essa meta integrando os membros das equipes, facilitando o monitoramento do trabalho e incentivando - com o uso de post its® - alterações sempre que necessário. Um dos resultados alcançados com o uso dessas ferramentas, e provavelmente o mais importante, é a sinergia entre a equipe através do desenvolvimento colaborativo.

Para cumprir o primeiro objetivo, a equipe do escritório de Projetos da SEGER utiliza o “Project Model Canvas”, conhecido como canvas de projeto, desenvolvido pelo professor José Finnochio. Seguindo a expertise do LAB.ges em metodologias ativas de aprendizagem, as equipes utilizam a ferramenta inserindo as informações de seus projetos nos campos do canvas (aqui são utilizados os projetos na íntegra, como foram inscritos na premiação). Por meio do “Project Model Canvas” é possível identificar com maior facilidade quem são os interessados e beneficiários do projeto, levantar premissas, riscos, entregas, restrições, benefícios, além de organizar as atividades em linha do tempo e outras especificações.

O segundo objetivo é cumprido tornando a experiência da inscrição do projeto de aceleração no SIGFAPES - Sistema de Informação e Gestão, ferramenta de acesso a recursos da FAPES - mais ágil e agradável. Para isso, o LAB.ges desenvolveu o CAPI - Canvas de Aceleração do Prêmio Inoves, adaptando os campos requeridos pelo SIGFAPES à realidade dos projetos acelerados. Essa adaptação é essencial, pois dialoga diretamente com a dinâmica ágil do processo de aceleração e o mindset (modelo mental) de inovação que se deseja fortalecer nas equipes.

  

 

 

  

As duas primeiras etapas estão focadas no entendimento das necessidades dos projetos. Conforme explicado na etapa anterior, o processo para disponibilização do recurso via FAPES passa pela submissão da proposta de projeto no SIGFAPES, de acordo com o regulamento próprio.  

Para orientar sobre o enquadramento e validação das demandas dos projetos ao formato da FAPES, os responsáveis pelo acompanhamento dos projetos de inovação da fundação realizam um momento de consultoria para os acelerados. Além de informações sobre orçamento e naturezas de despesa permitidas, os facilitadores tiram dúvidas sobre outros campos do sistema.

Após a adequação dos projetos, a fundação gera os termos de outorga dos recursos, que são assinados pelos respectivos coordenadores de projeto, dirigentes de Órgão beneficiado, além dos dirigentes da FAPES.   

 

 

   

 

O grande diferencial da disponibilização de recursos para os projetos acelerados está na forma do repasse. O modelo, especialmente desenhado para o prêmio, é um formato específico de fomento da FAPES: mais ágil, flexível e abrangente, dispensando os processos licitatórios tradicionais na administração pública. Esse formato facilita, por exemplo, a aquisição de itens importados com cotação em moeda estrangeira ou outros de licitação complexa e viabiliza a contratação de bolsistas temporários com competências específicas que dificilmente poderiam ser selecionados pelas formas usuais do setor público. Além disso, a aquisição simplificada permite grande poder de negociação ao coordenador do projeto, que movimenta os recursos por meio de uma conta sob sua responsabilidade para posterior prestação de contas.

O desembolso acontece em duas etapas, sendo 60% do valor do prêmio logo após a assinatura do termo de outorga e 40% depois de 6 meses.

 

 

 

 

O objetivo de ofertar Kanban e Scrum para os acelerados é muni-los de metodologias e ferramentas ágeis que auxiliem tanto no desenvolvimento da aceleração quanto em suas ações cotidianas e elaboração de novos projetos.

Scrum é um framework (modelo de estrutura de um sistema ou conceito) utilizado, inicialmente, na gestão de projetos e desenvolvimento ágil de softwares, podendo ser adaptado para diversas realidades. O seu sucesso na gestão de projetos se deve ao fato de promover a geração de valor por meio de entregas contínuas, seguindo a lógica do mínimo produto viável. Assim, acrescentando requisitos a cada sprint (ciclos de entregas) ao invés de planejar o projeto completo visando uma única entrega final, reduz tempo, investimento e desperdícios, pois, permite errar de forma mais rápida e mais barata.

Já o Kanban é um método de gestão visual, desenvolvido pelos japoneses da Toyota, que busca aumentar a eficiência da produção e otimizar seus sistemas de movimentação, realização de tarefas e conclusão de demandas. O Kanban consiste no uso de quadros ou painéis, fixados em local de fácil visualização pela equipe, alimentados com post its® (ou outro tipo de cartão) com tamanhos e cores diversas. Neles são descritas as tarefas e seus respectivos responsáveis - geralmente por meio de avatares. A classificação das tarefas segue o status de execução: a fazer, fazendo e concluída. A classificação pode ser adaptada de acordo com a necessidade da equipe.

As competências e capacidades adquiridas nessa etapa são importantes para o monitoramento das ações ao longo do processo de aceleração.

  

 

Parte da capacitação das equipes passa por uma Oficina de Pitch. Considerando que os projetos acelerados são extremamente qualificados e têm muito a apresentar, a técnica de Pitch para auxiliar na “venda” desse projeto.

 O Pitch (elevator pitch) é uma técnica desenvolvida do Vale do Silício para auxiliar no problema: como apresentar uma ideia ou um negócio para um investidor em uma rápida viagem de elevador? A intenção é que, após o pitch, o investidor queira continuar a conversa ou convoque uma reunião para compreender melhor a proposta.

 Saber como “vender” uma ideia é muito importante, pois a capacidade de construir boas narrativas (storyteling) é uma competência que, além de outras vantagens, ajuda a viabilizar investimentos e parcerias relevantes. Com essa capacitação, as equipes podem apresentar de forma eficaz seus projetos (acelerados e/ou futuras ideias) vislumbrando novas parcerias, maior apoio da alta gestão, patrocínio, entre outras vantagens.

 

 

 

  

 

 

A principal problemática no momento de se elaborar um projeto, tanto no setor público quanto no privado, é a ausência de participação do usuário final na tomada de decisões. “Participação do beneficiário” foi inclusive um dos critér­­ios de avaliação no processo de escolha dos vencedores do Prêmio Inoves. Foi identificado, porém, que existe uma confusão entre participação (envolvimento desde o planejamento) e feedback final do beneficiário (opinião sobre o resultado do serviço ou produto). Esse diagnóstico reforça a necessidade de provocar construções centradas no humano, apoiadas em metodologias e abordagens como o Design Thinking para a solução de problemas de forma colaborativa e criativa.

Todas as equipes participam de uma capacitação em Design Thinking, com 16 horas de duração, que consiste em: trabalhar conceitos de inovação e as competências para inovar, definir um desafio e construir uma solução passando pelas fases de imersão no problema, ideação e prototipação.

O objetivo é que o conhecimento adquirido seja aplicado na rotina dos acelerados, integralmente ou em partes, para que seus projetos tenham o olhar voltado para seus beneficiários

 

 

 

 

 

LAB.ges, we have a problem!

Estes são momentos pontuais de apoio extra da equipe coordenadora da Aceleração aos projetos com alguma necessidade específica - como apoio na definição do que será acelerado - ou ao grupo todo - como apoio no enquadramento dos projetos ao SIGFAPES e sua validação pelo LAB.ges. Esses momentos podem se repetir diversas durante o processo de aceleração.

 

   

Mentorias intergaláticas

Confirmações de rota

Assim que liberado o recurso financeiro, os projetos passam a receber mentorias individuais com profissionais de aceleração com a finalidade de otimizar a utilização do valor recebido e auxiliar no planejamento dos próximos passos. Cada encontro tem 1h30min de duração.  

  

 

 

 

 

Inoves Chamando

Diário de Bordo 1 e 2

Faz parte do processo de aceleração o acompanhamento formal via submissão de relatórios - de acordo com resolução da FAPES. O primeiro relatório, chamado de relatório parcial, deve ser submetido pelos projetos após seis meses da liberação do recurso, enquanto o segundo, relatório final, após 12 meses culminando no término do processo de aceleração.